3: Afrapportering - med strukturfondsmidler

I skal løbende afrapportere, hvordan jeres projekt skrider frem. Læs om kravene til de halvårlige afrapporteringer, og find materiale til at lave registreringer og afrapportering. Materialet er til projekter med EU-tilskud.

To gange årligt skal I sende en elektronisk afrapportering til Erhvervsstyrelsen. I skal opgøre afrapporteringen ved udgangen af februar og august måned, medmindre I har aftalt andet med jeres sagsbehandler.

Afrapporteringens to primære formål

  • Afrapporteringen er en løbende opfølgning på, om projektet gennemføres som planlagt og skaber de forventede resultater.
  • Afrapporteringen danner grundlag for udbetaling af EU-tilskuddet til projektet. Derfor er det vigtigt, at afrapporteringen er fyldestgørende og korrekt.

Projektrapporteringsværktøj - PRV

Alle projekter, der får EU-tilskud, skal bruge Erhvervsstyrelsens projektrapporteringsværktøj PRV. 

I bruger PRV til at:

  • Registrere økonomiske partnere og statsstøttemodtagere
  • Registrere projektets indikatorer og afholdte udgifter
  • Beregne den støtteberettigede løn
  • Se og indsende projektbudgetter, afrapporteringer, perioderegnskaber, slutregnskab, slutrapporter, regnskabsmateriale, evalueringsoplysninger m.v.

Materiale til afrapportering

Projektredegørelse

I projektredegørelsen skal tilsagnsmodtager give en kortfattet og præcis beskrivelse af, om projektet gennemføres som planlagt og skaber de ventede resultater.

I projektredegørelsen skal følgende punkter indgå:

  • Projektets fremdrift
  • Projektets økonomi
  • Projektets organisering
  • Udbudsregler, markedspris og sund finansforvaltning
  • Offentliggørelse og information om projektet
  • Partnere der har afholdt udgifter for mere end 2.5 mio. kr. samt øvrige forhold af relevans for projektets status
  • Projektets håndtering af forbehold fra forrige regnskab
  • Forslag til forbedringer af projektadministration

Slutrapport

Det er vigtigt at få beskrevet de vigtigste resultater og samlet op på de gode - og eventuelt mindre gode - erfaringer, når et projekt slutter. Erfaringerne skal bruges til læring og input til at skabe endnu bedre og mere effektfulde projekter i fremtiden.

Tilsagnsmodtager skal derfor beskrive projektets resultater og erfaringer i slutrapporten. Slutrapporten skal afleveres til Erhvervsstyrelsen samtidig med det afsluttende regnskab for projektet.

Materiale til redegørelse

Hvert halve år skal I følge op på de indikatorer og måltal, I har opstillet for jeres projekt. På den måde kan I selv, Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse og Erhvervsstyrelsen vurdere, om projektets aktiviteter gennemføres som planlagt og skaber de output og effekter, som var forventet.

Jeres afrapportering skal indeholde:

  • Et opdateret indikatorskema for projektet. Skemaet skal indeholde de hovedaktiviteter, output og eventuelle effekter, som projektet har leveret. Tallene skal være opgjort på indikatorer og sammenholdt med projektets måltal (succeskriterier).
  • Projektets perioderegnskab
  • En opdateret registrering af projektets økonomiske partnere og statsstøttemodtagere
  • Hvis projektet har fået tilskud fra Socialfonden, skal afrapporteringen også indeholde en opdateret registrering af personer, som skal udfylde start-slut skemaer
  • En projektredegørelse

Indikator-vejledninger

Tilsagnsmodtager er forpligtet til at sikre, at vilkårene om statsstøtte er overholdt.

Læs mere om reglerne i materialet:

Kontakt

Kontakt os, hvis du har spørgsmål om EU's statsstøtteregler.

Daniel Lauest Vistisen

Specialkonsulent 

Telefon: 3529 1773

Email: danvis@erst.dk

Startpakke

Hent en startpakke med alle vigtige dokumenter og vejledninger til afrapportering af projekter med strukturfondsmidler.

Hent startpakke (zip)

Info Kontakt os ved ændringer i projektet

Når jeres projekt er i gang, skal I løbende forholde jer til, om projektets indhold rent faktisk svarer til det, I har fået EU-tilskud til.

Sker der væsentlige ændringer, kan forudsætningen for, at Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse prioriterede netop jeres projekt, have ændret sig. Derfor skal I kontakte os, hvis der sker væsentlige ændringer i projektet.

Det gælder fx ændringer i:

  • aktiviteterne
  • kredsen af økonomiske partnere
  • projektperioden
  • budgettet
  • det tilskud, som virksomheder får i projektet
  • effekterne
  • antallet af projektdeltagere eller virksomheder.

Er I i tvivl, så kontakt jeres sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. Styrelsen vurderer, om ændringen er væsentlig, og forelægger i så fald jeres ændrede projektforslag for Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse.

Det er vigtigt, at ændringer godkendes af Erhvervsstyrelsen, før I implementerer dem. Hvis projektet ikke gennemføres som godkendt, kan i risikere, at jeres projekt ikke kan støttes - også selvom udgifterne er afholdt.

Revision og udbetaling

I skal sende jeres halvårlige afrapportering til Erhvervsstyrelsen, som tjekker, om den indeholder de nødvendige oplysninger, dokumenter m.v. 

Erhvervsstyrelsen sender herefter en kopi af afrapporteringen til revisor, som vil kontakte jer om stikprøver eller for at få uddybende oplysninger. Herefter afgiver revisor sin revisionserklæring med kopi til Erhvervsstyrelsen.

Når styrelsen har gennemgået jeres afrapportering og har fået svar på eventuelle forespørgsler, får I udbetalt EU-tilskuddet.

Læs mere om revision og revisors kontrolbesøg

paragraf-ikon-erhvervsfremmebestyrelsen Regler I skal kende

På regionalt.dk finder I samling af de regler, I bør kende, når I gennemfører et strukturfondsprojekt.

Find regelsamling på regionalt.dk

Kontakt

Kontakt sekretariatet, hvis I vil mere om afrapportering.

Telefon: 3529 1700
Email: de@erst.dk