Overblik: Fra ansøgning til afslutning - uden strukturfondsmidler

Ansøgning

Inden I søger, skal I igennem en række centrale overvejelser:

• ​​​​​​Hvilke resultater eller effekter skal projektet skabe?
• Hvilke umiddelbare output skal der til for at opnå de ønskede effekter?
• Hvilke aktiviteter skal der til for at opnå de ønskede output og effekter?
• Hvordan er sammenhængen mellem projektets aktiviteter, output og de forventede effekter?
• Hvem skal være med, for at projektet kan lykkes?
• Hvad vil det sige at være økonomisk partner?
• Hvilke udgifter vil de planlagte aktiviteter medføre?
• Hvilke typer udgifter udløser støtte, og hvordan dokumenteres de?
• Hvilke typer udgifter er dækket af overhead og skal ikke dokumenteres?
• Hvilke revisionsudgifter skal I forvente?

Det er et krav, at I samler jeres overvejelser i en såkaldt effektkæde for projektet. Effektkæden beskriver, hvordan investeringerne via aktiviteter og output omsættes til konkrete effekter.

Opstart og afrapportering

Når jeres projektansøgning er accepteret, og I har returneret et underskrevet tilsagn, har I mulighed for at deltage i et opstartsmøde for projektet. Det er frivilligt, om I vil deltage i mødet.  

Inden opstartsmødet skal I læse tilsagnet og vilkårene godt igennem. Det er vores erfaring, at det betaler sig for projekter at være grundigt forberedte. Derfor anbefaler vi også, at alle projekter tager både en regnskabsmedarbejder og en medarbejder med faglig indsigt i projektets indhold, fx en projektleder, med til opstartsmødet.  

På mødet gennemgår vi krav til både indhold og regnskabsaflæggelse, og I kommer til at møde jeres sagsbehandler. Sagsbehandleren vil også gennemgå de vigtigste regler og vejledninger.

Afrapportering

Som tilsagnsmodtager skal I afrapportere til Erhvervsstyrelsen mindst én gang årligt i projektperioden. Der er mulighed for at aftale halvårlige afrapporteringer, hvis I ønsker det. Bemærk, at dette kan medføre yderligere revisionsudgifter i det samlede projektbudget.

Afrapportering sker via Erhvervsstyrelsens afrapporteringsværktøj PRV Light

Jeres afrapporteringer skal indeholde:

• Prosarapport med status på projektets fremdrift i forhold til det, I fik støtte til.
• Opgørelse med status på projektets output og effekter
• Oversigt over projektpartnere og deltagende virksomheder/personer
• Perioderegnskab, der – afhængig af tilskuddets størrelse - skal revideres af projektets revisor. 

Erhvervsstyrelsen bruger afrapporteringen til at vurdere, om projektets fremdrift m.m. er i overensstemmelse med det, I fik støtte til. I vil derfor opleve, at styrelsen stiller supplerende spørgsmål og går i dialog med jer om det fremsendte afrapporteringsmateriale. Efter behandlingen udbetaler Erhvervsstyrelsen tilskuddet til jer. 

Afslutning

Senest to måneder efter projektets afslutning skal I indsende slutrapportering til Erhvervsstyrelsen.  

Slutrapporteringen skal indeholde de samme elementer som de årlige afrapporteringer, og den behandles på samme måde af Erhvervsstyrelsens sagsbehandlere. Men der er dog en række forskelle, som I skal være opmærksomme på: 

• Udover den årlige prosarapport skal slutafrapporteringen indeholde en slutrapport. Hvis projektet er slutevalueret, kan slutevalueringsrapporten erstatte slutrapporten. 
• Slutrapporteringen skal indeholde en revisorerklæring eller ledelseserklæring med projektets totale forbrug.