Overblik: Fra ansøgning til afslutning - med strukturfondsmidler

Ansøgning

Inden I søger, skal I igennem en række centrale overvejelser:

• Hvilke resultater skal projektet skabe?
• Hvilke umiddelbare output skal der til for at opnå de ønskede resultater?
• Hvilke aktiviteter skal der til for at opnå de ønskede output?
• Hvordan er sammenhængen mellem projektets aktiviteter, output og de forventede resultater?
• Hvem skal være med, for at projektet kan lykkes?
• Hvad vil det sige at være økonomisk partner?
• Hvilke udgifter vil de planlagte aktiviteter medføre?
• Hvilken kontoplan vil være bedst at bruge og administrere efter i projektet? 
• Hvilke revisionsudgifter vil projektet indebære?

Det er et krav, at I samler jeres overvejelser i en såkaldt effektkæde for projektet. Effektkæden beskriver, hvordan investeringerne omsættes til konkrete resultater.

Opstart

Hvis I får tilsagn om støtte fra EU's Regionalfond eller EU's Socialfond Plus, inviterer Erhvervsstyrelsen jer til et opstartsmøde for projektet. Forud for mødet får I at vide, hvor meget EU-tilskud jeres projekt maksimalt kan få, og I får også de vilkår, som vil være gældende for jeres projekt.

På opstartsmødet vil krav til både indhold og regnskabsaflæggelse blive gennemgået, og I kommer til at møde jeres sagsbehandler. Opstartsmødet vil blandt andet handle om:

• Særlige faldgruber for jeres projekt
• Støtteberettigelsesvejledningen
• Info til økonomiske partnere
• Halvårlige afrapporteringer
• Projektrapporteringsværktøjet PRV
• Kommunikationsforpligtelsen

Afrapportering

To gange årligt skal I afrapportere til Erhvervsstyrelsen. 

Afrapporteringen danner grundlag for udbetalingen af EU-tilskuddet. Derfor skal afrapporteringen følge op på, om projektet forløber som planlagt og skaber de forventede resultater. 

Sådan forløber afrapportering

• I afrapporterer halvårligt med styrelsens projektrapporteringsværktøj PRV.
• Styrelsen sender en kopi af jeres halvårlige afrapportering til revisor. Herefter kontakter revisor jer om stikprøver eller for at få uddybende oplysninger.
• I får revisionserklæringen, når revisor er færdig med at revidere jeres regnskab. I erklæringen kan I se, hvilke udgifter revisor har vurderet som støtteberettigede. 
• Erhvervsstyrelsen modtager også en kopi af erklæringen. Og styrelsen laver en samlet vurdering af afrapporteringen, inden I får udbetalt EU-tilskuddets andel af udgifterne.

Afslutning

Revisor kommer på kontrolbesøg, inden projektet slutter. Her får I lejlighed til at vise, hvad projektet har lavet, og hvad der er kommet ud af det. Revisor vil typisk efterspørge dokumentation, som ikke er indsendt tidligere. 

Jeres projekt skal aflevere slutregnskab, når projektperioden er slut. Kravene til slutregnskabet er de samme som til de halvårlige afrapporteringer, men I skal også indsende en slutrapport. Her skal I blandt andet redegøre for:

• Projektets aktiviteter, output og effekter/resultater
• De væsentligste erfaringer fra projektet
• Hvordan projektets resultater planlægges anvendt efter projektets afslutning.

Det er vigtigt, at I gemmer projektets bilag og dokumentation for de udgifter, der er afholdt i projektet - også efter projektperioden. Der er nemlig flere kontrolinstanser i EU-systemet, og det samme projekt kan derfor få kontrolbesøg flere gange.